MICROSOFT EXCEL

El Microsoft Excel o Excel como se lo conoce popularmente, es un programa de software para la realización de hojas de cálculo. Este programa es para uso exclusivo de la plataforma Microsoft Windows, por lo cual no puede funcionar con otras como sucede con los equipos Apple. No es un software libre, lo cual quiere decir que uno debe contar con la licencia para poder acceder a él. Muchas computadoras vienen con el software ya instalado, mientras que otras traen versiones de evaluación gratuitas que duran un par de meses y luego pierden la licencia por lo cual deben ser reemplazadas por versiones legales.

COMPONENTES DE EXCEL.

BARRA DE TITULO.- La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar. 


BARRA DE MENUS.- Es el sistema central de EXCEL ya que ahí se encuentran casi todas las funciones de EXCEL
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.


BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR.-La barra de herramientas estándar incluye botones que son métodos abreviados para los comandos más utilizados. Contiene botones para las herramientas que se usa con más frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros.


BARRA DE FORMATO.- Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números. Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar formato funcionan como se espera.
Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puede dar formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo. 


BARRA DE FORMULAS.- La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas.

CUADRO DE NOMBRES.- Cuadro Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda seleccionada en la siguiente imagen es en laintersección de la columna A y fila 15. "A15" aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la derecha del cuadro Nombre.

CELDA ACTIVA.- Es la celda en la que se pueden introducir datos; números, palabras símbolos, en este caso la B3.

BARRA DE ESTADO.- Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá en la parte inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado, en caso de que no lo este, se siguen los siguientes pasos
Seleccione ver de la barra de menú
v Hacer clic para abrir el menú desplegable.
v En el menú desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego marcar la casilla de verificación
v La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla.
v Se verá la palabra LISTO en el lado izquierdo de la pantalla y NUM del lado derecho. Esto nos indicará que Excel está en modo Listo y esperando el siguiente comando.

ETIQUETAS DE HOJAS.- Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo. 

PANEL DE TAREAS.-En el panel de tareas se encuentran los comandos que son relevantes para cualquier tarea que se esté realizando en Excel. Fácilmente se puede ocultar el panel de tareas si se desea tener más espacio para trabajar en un libro, para esto se hace clic en el botón de cierre que se encuentra en la esquina superior derecha del panel de tareas. Para abrirlo nuevamente, se sigue la secuencia Ver->Panel de tareas.

AMBIENTE EXCEL.

Excel 2010 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima.Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.Esta característica de recalculo automático te permite también hacer simulaciones  fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo.Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de losdatos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas.

MANEJO DE EXCEL.

Vamos a abrir Excel para que nos inicie un nuevo Libro que como sabes, mientras no le demos otro nombre, lo vá a llamar “Libro 1” y para que tengamos delante el lugar donde vamos a hacer las prácticas. Una vez abierto, tendremos a la vista la zona de trabajo: - - que como observais no es más que un conjunto de celdas las cuales se nombran por su ubicación en la columna y la fila correspondiente (la primera con una letra y la segunda con un número), y veis que en el ejemplo estamos colocados exactamente en la fila E11 que es el lugar de encuentro de fila y columna (además lo indica siempre en la ventanita de arriba: que en todo momento nos señala la celda en la que estamos.    • Para desplazarnos de una celda a otra podemos hacerlo picando con el ratón sobre ella y automáticamente vereis que se pone con los bordes mas oscuros y además en la referida ventanita nos lo indicará; también podemos desplazarnos con las teclas de dirección del teclado (las que tienen cuatro flechas a derecha, izquierda, arriba y abajo en el conjunto de la zona central).-Otra forma sería escribir directamente en la ventanita de arriba (picando previamente sobre ella) la letra y número de celda a la que deseamos ir.

Seleccionar celdas contiguas -     • Hay muchas ocasiones en Excel en que tendremos que seleccionar más de una celda, y estas pueden estar consecutivas, o en grupos aislados; vamos a ver primero como seleccionar un conjunto de celdas contiguas, por ejemplo voy a seleccionar:         el rango de A6 hasta C6 como veis en la imagen y la forma de hacerlo es picar con el botón izquierdo del ratón sobre A1 y sin soltar el botón ir desplazando poco a poco el ratón hasta A6 y al llegar ahí (siempre sin soltar), vamos hacia la derecha hasta que veamos que se oscurece lo que deseamos, será en ése momento cuando soltamos el botón del ratón y listo.     • Otra forma que daría el mismo resultado sería picar con el ratón sobre A1 y soltar, y acto seguido pulsar la tecla “Mayúsculas” y sin soltarla ir bajando hasta A6 con la tecla de dirección hacia abajo, y al llegar ahí, con la tecla de dirección a la derecha (seguimos sin soltar tecla Mayúsculas) desplazamos la zona sombreada hasta C6.     Selección de celdas en grupos separados  -     • Si lo que necesitamos es seleccionar grupos de celdas no contiguas, de la forma... :          verás que en este ejemplo hemos seleccionado A2:A5 hasta B2:B5 de la forma que acabamos de explicar un poco antes, y a continuación debemos pulsar la tecla “Ctrl” (abajo a la izquierda la tienes) y sin soltarla picamos sobre D2 y vamos bajando el ratón hasta llegar a D9 y soltamos la tecla Ctrl y el botón del ratón para que quede hecha la selección del ejemplo.      Nuestra primera Hoja de Cálculo    • La mejor manera de aprender es practicando, así que os propongo un ejercicio que iremos ampliando poco a poco, y complicándolo cada vez más para que tú puedas ir realizando todas las prácticas en tu PC.-El ejemplo que propongo es una hoja donde vamos a llevar los gastos de la casa (de una forma sencilla).    • Así que manos a la obra, lo primero de todo vamos a darle título a dicha hoja, y para ello nos colocamos sobre B3 y tecleamos: GASTOS DE LA CASA.    • Deberá aparecernos así: -         Ahora le vamos a dar “negrita” a todo el texto, para lo cual lo seleccionamos como ya hemos visto antes (por ejemplo con el ratón y sin soltar botón izquierdo movemos para seleccionar B3:C3) y picamos sobre el icono de negrita para que quede así:           Ahora no tenemos más que picar sobre cualquier celda vacía para que veamos:            • El siguiente paso vá a ser encuadrar el título que acabamos de escribir con un marco alrededor, y para ello volvemos a seleccionar como antes las celdas B3:C3 y debemos picar en la barra de herramientas de arriba sobre la flechita negra de: para que nos salga:              Deberemos picar sobre el símbolo que indico con la flecha, con lo cual deberá ya quedarnos el título de esta forma:            Que era justamente lo que buscábamos ¿no?.     • Ahora, como última operación en esta lección vamos a dar un color de fondo para el título, para lo cual como siempre lo seleccionamos con el ratón, y picamos: en la flechita negra para que aparezca: -          Como veis con la flecha que pinto, elijo un tono ocre para el fondo, así que picando sobre este color deberá quedar el título así:              •Ahora esto vá tomando forma la hoja y ahora como acaba la lección, veamos la forma de guardar esta hoja para seguir en el próximo ejercicio.Para ello picamos en el menú de arriba en “Archivo-Guardar como…”                   Y en la ventana que salga, arriba en “Guardar en” teneis que buscar o crear una carpeta donde lo vais a guardar, y abajo en “Nombre de archivo” debeis poner por ejemplo. “MiPrimeraHoja.xls” así:              BARRA DE ETIQUETAS.La Barra de desplazamiento de Etiquetas es la que se muestra a continuaciòn: Permite desplazar las Etiquetas de Hojas de izquierda a derecha y viceversa. Se ubica a la izquierda de las Etiquetas de Hojas. BARRA DE HERRAMIENTAS. La Barra de Herramientas de Excel es también conocida como barras de botones. La barra de herramientas sirve como punto de reunión de los iconos de comandos más frecuentemente utilizados en Excel. La barra de herramientas es personalizable, esta puede contener una o más barras localizadas generalmente debajo de la barra de menús. Por defecto, Excel muestra las barras estándar y de formato. Excel contiene varios tipos de barras de herramientas que se pueden seleccionar y mostrar en conjunto con las barras predeterminadas. Para ver las barras de herramientas disponibles, tienes dos opciones: Selecciona la opción Ver localizada en Barra de Menús, o Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la zona de barras de herramientas. En ambos casos se despliega un submenú que muestra las barras de herramientas disponibles; marcando con un signo a la derecha, las barras de herramientas activas. Para activar o desactivar una barra de herramientas solo es necesario hace clic sobre el nombre de la misma.

DEFINICIÓN DE COLUMNA.

En Excel, una columna es una agrupación de celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se identifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la columna. Esta letra se conoce como cabecera de columna y va desde A, B, C, … Z. AA, AB, … ZZ….

DEFINICIÓN DE FILAS.

En Excel, una fila es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha del libro de trabajo.

DEFINICIÓN DE CELDA.

Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.

DEFINICIÓN DE RANGO.

Un rango de celdas en Excel es el conjunto de celdas adyacentes o no adyasentes. Las celdas adyacentes se encuentran una junto a la otra sin ningun espacio entre ellas. Las celdas no adyasentes tienen uno o más bloques de separacion entre ellas.